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Fiche projet as@lae

Service d'archivage electronique


I. Collectivité utilisatrice 

Agence Landaise Pour l'Informatique (40)
Maison des Communes - 175, place de la Caserne Bosquet
40000 Mont-de-Marsan


Population : 500 collectivités adhérentes au syndicat
Référent technique et fonctionnel du projet : Renaud LAGRAVE

 


II. Présentation et contexte du projet

  • L’augmentation du nombre de documents électroniques produits par les collectivités et les obligations légales en la matière, ont posé la question de la conservation de ces documents à long terme. Jusqu’ici, il n’existait pas de plateforme d’archivage électronique intermédiaire des documents pour les collectivités. Il y avait un véritable risque de pertes de données si l’on ne faisait rien.» explique Renaud Lagrave, Directeur de l’ALPI.
  • C’est donc sur la base de ces constats que l’ALPI a construit, autour de la GED ALFRESCO et du SAE as@lae, sa plate-forme d’archivage mutualisée, en vue de l’archivage intermédiaire et définitif des documents produits par les collectivités membres.

 


III. Principales étapes de mise en oeuvre

  • La solution « ArchiLand » est basée sur trois briques applicatives Open Source : la solution de gestion électronique documentaire Alfresco, la plate-forme d'archivage électronique as@lae et le i-Parapheur, outil de modélisation, de validation et de signature électronique de documents et de flux métiers.
  • La mise en œuvre du projet a duré un an et demi. Elle a nécessité la coordination d'acteurs publiques (CDG des Landes, SIAF, CRC Aquitanine, services d'archives) et des intervenants techniques, pour mener à bien les taches de conception et de mise en œuvre globale, la conduite du projet, les formations et l'accompagnement au changement.
  • La plate-forme permet aujourd’hui d’accueillir, de traiter, de conserver et de communiquer les archives numériques produites par les institutions publiques landaises tout en garantissant une meilleure automatisation des tâches et une meilleure sécurité de la conservation.

 

 

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