Conseil Général de la Vienne

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Fiche projet as@lae

Service d'archivage électronique


I. Collectivité utilisatrice

Conseil Général de la VIENNE (86)
Hôtel du Département  -   86000 POITIERS

 

Référent technique du projet : David CHARGE, Chef de Projet Informatique
Responsable du projet au Service d'Archives Départementales  : Sylvie HILAREAU


II. Présentation et contexte du projet

  • Dans le cadre de son projet de modernisation des procédures et de dématérialisation, le Conseil Général de la VIENNE procède, depuis plusieurs années, à la mise en service d'applications de gestion et de dématérialisation. C'est ce qui a motivé la collectivité et son service d'archives, s'est intéressé au projet as@lae.
  • Après s'être dotée d'un parapheur électronique pour procéder à la signature de ses flux PES, la collectivité s'est dotée du SAE as@lae, qu'elle a choisi de déployer pour l'archivage intermédiaire (flux HELIOS) comme définitif (flux ACTES) en mode internalisé, sur la base de deux instances as@lae répliquées, déployées et administrées par le service informatique du département.
  • A l'issue de la formation dispensée aux archivistes ainsi qu'aux référants informatiques, les services ont été en mesure de toucher du doigt l'intérêt d'automatiser les transferts depuis le TDT. Le nouvel Appel d'Offres portant sur le renouvellement du TDT lancé par la collectivité, a donc exigé la mise en œuvre d'une interface de versement des flux ACTES et HELIOS vers le SAE.
  • Aujourd'hui, le versement des flux ACTES est assuré sur la base des webservices as@lae, depuis la plate-forme TDT S²LOW, opérée par l'association ADULLACT.
  • A l'issue des tests effectués, la procédure de transfert a été validée juridiquement et fonctionnellement : la collectivité versera ses flux ACTES sur le SAE à l'unité ou par lots, directement depuis le TDT, deux mois après réception de l'acquittement MIOCT par S²LOW (date de forclusion du délai de recours).
  • Sur la base du succès de cette première implémentation, la collectivité projette déjà d'élargir le périmètre de ses transferts, sur la base des fonctionnalités des saisies interactives de bordereaux proposées par as@lae.

 

III. Principales étapes de mise en oeuvre

  • La collectivité prévoit une extension du périmètre des flux traités pour 2012, sur la base des flux PES et également sur des typologies de flux non-formatés (le choix d'opportunité est en cours).
  • Un couplage avec le logiciel de recherches et de publication, exploité par le service d'archives, pourra être envisagé dans un second temps.

 

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