E-megalis

Archivage électronique mutualisé

Le Syndicat mixte e-mégalis Bretagne a fait appel au groupement Logica (qui fait maintenant partie de CGI), Navaho (Risc Group IT Solutions) et ADULLACT Projet pour proposer aux collectivités locales bretonnes un service régional, sur-mesure et mutualisé. Voici leur communiqué de presse.

 

Au terme d’un dialogue compétitif qui a réuni quatre candidats durant le premier semestre de cette année, le Syndicat mixte e-mégalis Bretagne a retenu la solution présentée par le groupement mandaté par CGI, Navaho (une marque de Risc Group IT Solutions) en tant que tiers archiveur agréé et ADULLACT Projet en tant qu’éditeur de la solution open source As@lae.

« Le dialogue compétitif s’est révélé la manière idéale pour évaluer la capacité des candidats à répondre aux exigences techniques, fonctionnelles et juridiques de notre projet. Les auditions menées avec les candidats visaient à obtenir une solution paramétrable, évolutive et adaptée aux moyens financiers des collectivités bretonnes », explique Céline Faivre, Directrice Générale d’e-mégalis Bretagne.

L’archivage électronique est l’ultime maillon de la chaîne d’administration électronique qui doit permettre d’atteindre le 100% démat. Le service d’archivage électronique choisi par e-mégalis garantit aux collectivités la sécurité juridique de leurs échanges électroniques et la conservation de la valeur probatoire de leur patrimoine informationnel.

 

« La mutualisation et la solidarité territoriale ont guidé une fois encore la réalisation de ce projet ambitieux et complexe qui permet à tous nos membres, sans distinction de taille ni de budget, de disposer d’un système d’archivage électronique que la majorité n’aurait pas pu financer individuellement. Le service que nous leur offrons aujourd’hui, grâce au groupement formé par CGI, tiendra certainement toutes ses promesses, tant en terme d’usages que d’efficacité », souligne Eric Berroche, Président d’e-mégalis Bretagne.

« En tant que mandataire, CGI a constitué un groupement d’entreprises aux expertises complémentaires avec Navaho et ADULLACT Projet pour accompagner le Syndicat mixte e-mégalis Bretagne à proposer aux collectivités locales bretonnes un service d’archivage électronique mutualisé. Le groupement sera également en mesure de répondre aux besoins d’autres collectivités », indique Florent Deroche, Directeur des offres Régions CGI.

Agréée par le SIAF (Service Interministériel des Archives de France), la solution Tiers Archivage Sphère Publique (TASP) de Navaho répond à l’ensemble des exigences légales et réglementaires.

« Face à des impératifs de coûts et de productivité de plus en plus forts, la dématérialisation des documents est aujourd'hui un enjeu essentiel pour les collectivités et administrations publiques. Pourtant, les volumes de données qu'elles ont à traiter et les exigences réglementaires associées demandent des compétences spécifiques. Grâce à son agrément du SIAF, Navaho est bien positionnée pour répondre aux besoins du secteur public et proposer sa solution de confiance numérique », précise Pierre Fort, Président de Navaho.

« Le service mis en œuvre a la particularité d’être mutualisé entre l’ensemble des collectivités bretonnes : dans sa version externalisée pour les archives intermédiaires et dans sa version internalisée au sein des systèmes d’information des collectivités pour les archives définitives, compte tenu des contraintes réglementaires actuelles », précise Céline Faivre.

Les points forts de la solution : ils garantissent le meilleur service aux collectivités

« Editeur de la solution open source et mutualisée As@lae, ADULLACT Projet a su mettre à notre disposition une solution flexible, modulaire et entièrement sécurisée, souligne Céline Faivre. Cette solution reproduit tout le cycle de vie d’une archive à partir de son âge intermédiaire. »

 « As@lae est le fruit de trois années de collaboration entre nos équipes, des archivistes professionnels, des informaticiens issus de collectivités territoriales et le Service Interministériel des Archives de France, réunis dans le cadre d’un groupe de travail coopératif piloté par l’association ADULLACT. Notre SAE traite donc aujourd’hui l’ensemble des typologies de traitements exigées par les archivistes et induites par les nouvelles procédures de gestion dématérialisées des collectivités. La solution a vraiment été conçue autour du respect de la logique des versements et de l’archivage, afin d’autoriser la mise en place de projets mutualistes de territoires tels celui d’e-mégalis Bretagne », explique Frédéric Losserand, Directeur des Relations Contractuelles d’ADULLACT Projet.

La conservation de la valeur probatoire est assurée grâce à l’association des fonctions sécurité et traçabilité d’As@lae et de la solution de coffre-fort PEA (STS Group). Sont ainsi garantis l’intégrité, la confidentialité et la traçabilité des accès tout au long du cycle de vie des archives.

La solution choisie par e-mégalis ne manque pas d’atouts :

  • Interopérabilité et adaptabilité : en s’appuyant sur des formats ouverts et des dispositifs d’interconnexion standards, la solution présente une interopérabilité maximale avec les systèmes d’information des collectivités. De plus, ses fonctionnalités d’administration technique et fonctionnelle permettent d’adapter les paramétrages en fonction de la typologie de la collectivité.
  • Réversibilité : en permettant la restitution des données pour les confier à un autre prestataire, la pérennité et l’évolutivité du service sont assurées.
  • Évolutivité et flexibilité : la mise en place d’un comité applicatif et l’expertise du réseau des archivistes bretons permettront de prendre en compte les besoins complémentaires des collectivités.

Accompagnement et formation : un dispositif régional associant de nombreux acteurs

Opérationnel début 2013, le dispositif régional d’accompagnement et de formation des utilisateurs du SAE (Service d’Archivage Electronique) reposera sur :

  • Un réseau des archivistes bretons : ce réseau d’entraide réunira les archivistes des collectivités et les archivistes des Archives départementales et municipales, il sera chargé d’accompagner les archivistes novices en matière d’archivage électronique.
  • Un pool de huit formateurs-experts : identifiés au sein du réseau d’entraide, ils auront pour mission principale d’accompagner et de former les référents Archivage Electronique des collectivités. A leur tour, ces référents seront chargés de former et d’assister les agents publics dans l’utilisation du SAE.

Des partenaires régionaux de premier ordre seront associés à ce dispositif régional. Il s’agit de la délégation régionale du CNFPT (Centre National de la Fonction Publique Territoriale) et des quatre Centres de Gestion départementaux.

Juin 2013 : le déploiement du service régional d'archivage électronique

Le déploiement du service est programmé sur les deux années à venir :

De septembre 2012 à juin 2013 : mise en oeuvre de pilotes dans 4 collectivités bretonnes pour l’archivage électronique de quatre flux (marchés publics, contrôle de légalité, pièces jointes comptables, factures).

Juin 2013 : déploiement du service auprès des collectivités bretonnes identifiées (le Conseil régional de Bretagne, les quatre Conseils généraux et 11 agglomérations bretonnes).